Events à la Carte

Tipps & Tricks

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Was, Wer, Wo, Wann und Weshalb?

Vor der konkreten Planung umreißen Sie das Konzept. Der Event sollte dabei zu Ihrem Lokal und Ihren Örtlichkeiten passen und auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten sein. Halten Sie auch die Gründe für Ihre Veranstaltung fest und wählen Sie einen bestimmten Zeitpunkt oder –rahmen.
Zu Beginn empfiehlt sich ein Brainstorming mit dem ganzen Team oder mit Gästen und Freunden. Behalten Sie auch die Konkurrenz und den Veranstaltungskalender Ihrer Region im Blick: Was unternehmen andere Gastronomen? Wann finden große Konzerte, Premieren oder TV-Shows statt? So muss Ihr Event nicht mit anderen attraktiven Veranstaltungen konkurrieren.
Zu denkbaren Events zählen: Kneipenquiz, Livemusik, Karaoke, Bierverkostung, Bier & Speisen, Bier des Monats, Weihnachts- oder Silvesterfeier, Angebot zum Valentinstag, WM-Abend, Studentenparty. Bei Bedarf engagieren Sie eine Eventagentur. 

02

So kalkulieren Sie professionell und realistisch

Überschlagen Sie die voraussichtlichen Ausgaben und passen Sie Ihre Kalkulation regelmäßig an die fortschreitende Planung an. Unterteilen Sie Ihr Budget dabei in Bereiche wie Personal, Zubehör, Dekoration, Verpflegung, Werbung, Genehmigungen etc.
Kümmern Sie sich mindestens 6 Monate im Voraus um Sponsoren, die Sie beim Event selbst gut und professionell präsentieren. Wenn möglich, ernennen Sie ein Teammitglied zum Betreuer, der die Sponsoren während des Events umher führt.
Informieren Sie sich auch über eventuelle finanzielle Unterstützung beim Land oder bei der Stadt. Sie möchten mit anderen Gastronomen zusammenarbeiten? Dann fragen Sie aktiv nach deren Beteiligung. Sie können für Ihre Veranstaltung auch Eintrittsgeld nehmen – in diesem Fall starten Sie rechtzeitig mit dem Verkauf von Karten.

03

Haben Sie an alle Ämter gedacht?

Bei der Stadt erfahren Sie, welche Genehmigungen Sie für Ihren Event benötigen. Denken Sie an Ausschanklizenzen, an Musik- und TV-Rechte, an die Erlaubnis für große Leinwände und an die Lautstärke. Teilweise muss die Anfrage schon 6 Monate im Voraus beim Amt eingehen.
Legen Sie dem jeweiligen Amt immer eine Kopie Ihres Veranstaltungsplans vor. So treten Sie professionell auf und beugen verspäteten Antworten oder Ablehnungen vor. Teilweise sind Genehmigungen von Polizei und Feuerwehr erforderlich.

04

Schritt-für-Schritt-Planung mit einem Team

Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen, das gemeinsam die nötige Erfahrung, das Interesse und die Fähigkeiten für die Planung und Umsetzung des Events mitbringt. Wichtig sind eine klare Verteilung der Aufgabenbereiche und feste Deadlines für verschiedene Arbeitsschritte.
Bleiben Sie dennoch flexibel und halten Sie ein paar Freiwillige in der Hinterhand, die gegebenenfalls mit einspringen können. Mit regelmäßigen Meetings, bei denen Sie die nächsten Schritte schriftlich festlegen, sind Sie auf der sicheren Seite. Mit Hilfe unserer Checkliste, die hier zum Download bereit steht, denken Sie an alle wichtigen Details.

» Download: Event-Checkliste 
 

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Bauen Sie auf genügende und gut vorbereitete Mitarbeiter

Der Erfolg Ihres Events hängt auch von Ihrem Team ab. Trauen Sie Ihren Mitarbeitern zu, das geplante Event erfolgreich und in Ihrem Sinne umzusetzen?
Achten Sie darauf, genügend Mitarbeiter zu haben, planen Sie für Zeiten mit viel Andrang mehr Personal ein und machen Sie das Team z. B. durch Einheitskleidung für die Besucher kenntlich. Wichtig ist auch hier die klare Aufgabenverteilung, die Sie kurz vor Beginn des Events nochmal im Meeting bekräftigen. Hilfreich ist ein Teamplan für alle Mitarbeiter.

» Download: Event-Teamplan 

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Satte Rechnung: Speisen & Getränke kalkulieren

Sie möchten bei Ihrem Event auch etwas zu essen anbieten? Dann bereiten Sie die Gerichte selbst vor oder engagieren einen Caterer – den Sie vorher auf jeden Fall auf Referenzen und Bewertungen überprüfen!
Bei der Kalkulation der Biermenge hilft Ihnen gern der Vertriebsmitarbeiter der Brauerei. Je nach Bedarf lohnt sich eine zusätzliche, mobile Zapfanlage. Bieten Sie große Biergläser und große, eisgefüllte Bierkühler mit mehreren Flaschen an. Das spart Servicezeit! Bewährt hat sich auch das Zahlsystem mit Wertchips, um die Wartezeit an den Bierständen kurz zu halten. Verkaufen Sie die Wertchips separat an verschiedenen Orten und locken Sie mit Angeboten wie '12 zum Preis von 11'.
Werten Sie den Event im Anschluss aus und erstellen Sie eine Übersicht: Wie viele und welche Getränke und Gerichte wurden verkauft? An dieser Liste können Sie sich beim nächsten Event orientieren. Informieren Sie sich im Voraus bei den Zulieferern, ob Sie übrig gebliebene Ware zurückgeben können.

07

Setzen Sie auf das richtige Equipment

Für Ihre Veranstaltung – ob Quiz, Tasting oder Livemusik – benötigen Sie entsprechendes Equipment. Je nach Event brauchen Sie eine Bühne, Boxen, Verstärker und eine Lichtanlage! Vielleicht engagieren Sie einen Fotografen oder Sie benötigen TV-Bildschirme, zusätzliches Mobiliar, kleine Verkaufsbuden oder ein Zelt, falls Sie den Event auch auf Ihre Terrasse oder den Garten ausweiten wollen.
Gehen Sie sicher, dass genügend Steckdosen vorhanden sind und besorgen Sie für den Ernstfall ein Notstromaggregat. Mitarbeiter mit technischen Kenntnissen sind unabdingbar.
Ihre Gäste möchten ihr Bier bequem bestellen können. Bieten Sie darum genügend Buden und Tresenplätze an! Gleichzeitig sollen die Bierfässer problemlos getauscht werden können. Auch die Zulieferer benötigen genug Platz. Planen Sie je nach Eventgröße einen separaten Ein- und Ausgang oder einen VIP-Bereich ein.

08

So vermeiden Sie Gefahren und Sicherheitslücken

Die Sicherheit des Events gehört ganz oben auf Ihre Prioritätenliste. Nutzen Sie nur feuerfeste oder feuerhemmende Materialien, sorgen Sie für ein Erste-Hilfe-Team und für entsprechendes Zubehör.
Zeichnen Sie einen Plan des Geländes, um eventuelle Gefahrenstellen aufzuzeigen. Hängen Sie Notausgangspläne und Hinweisschilder für Feuerlöscher auf. Engagieren Sie im Zweifelsfall professionelles Sicherheitspersonal. Überwachen Sie den Zugang zum Gelände und behalten Sie sich die Möglichkeit vor, diesen gegebenenfalls zu reglementieren.
Zeichnen Sie sich einen übersichtlichen Plan des Geländes, um eventuelle Gefahrenstellen und mögliche Notausgänge aufzuzeigen. Zeichnen Sie die Feuerlöscher mit ein. Engagieren Sie im Zweifelsfall professionelles Sicherheitspersonal. Überwachen Sie den Zugang zum Gelände und behalten Sie sich die Möglichkeit vor, diesen durch feste Ein- und Ausgänge zu reglementieren.
Denken Sie an Ihren nötigen Versicherungsschutz, der mindestens die Haftpflichtversicherung und Sachversicherung umfassen sollte. Achten Sie auch auf den verantwortungsvollen Alkoholausschank und das gesetzliche Mindestalter Ihrer Gäste. Zu diesem wichtigen Thema hat AB InBev eine kleine Schulung entwickelt.

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Aufmerksamkeit ist das A und O

Sie möchten so viele Gäste wie möglich bei Ihrem Event dabeihaben? Dann bauen Sie auf Werbung, Werbung und nochmals Werbung! Bereiten Sie sich gut vor, starten Sie Ihre Kampagne rechtzeitig und werben Sie auf Ihrer Website, in den sozialen Medien, mit Postern, Flyern und Werbeanzeigen, in der Presse und mit Newslettern. Lassen Sie die frohe Kunde auch von Gästen und Fans auf Facebook und Twitter verbreiten!
Im Anschluss an Ihren Event posten Sie Fotos und Videos, die Ihr Lokal im besten Licht dastehen lassen. Jede Menge wertvolle Infos finden Sie im Download!

» Download: Werbeplan 

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Gute Unterhaltung mit dem beliebten Wissensspiel

Sie möchten bei Ihrem Event auch etwas zu essen anbieten? Dann bereiten Sie die Gerichte selbst vor oder engagieren einen Caterer – den Sie vorher auf jeden Fall auf Referenzen und Bewertungen überprüfen!
Bei der Kalkulation der Biermenge hilft Ihnen gern der Vertriebsmitarbeiter der Brauerei. Je nach Bedarf lohnt sich eine zusätzliche, mobile Zapfanlage. Bieten Sie große Biergläser und große, eisgefüllte Bierkühler mit mehreren Flaschen an. Das spart Servicezeit! Bewährt hat sich auch das Zahlsystem mit Wertchips, um die Wartezeit an den Bierständen kurz zu halten. Verkaufen Sie die Wertchips separat an verschiedenen Orten und locken Sie mit Angeboten wie '12 zum Preis von 11'.
Werten Sie den Event im Anschluss aus und erstellen Sie eine Übersicht: Wie viele und welche Getränke und Gerichte wurden verkauft? An dieser Liste können Sie sich beim nächsten Event orientieren. Informieren Sie sich im Voraus bei den Zulieferern, ob Sie übrig gebliebene Ware zurückgeben können.

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Mit ganz neuen Tönen bringen Sie Leben in Ihr Lokal

Livemusik zieht (neue) Gäste an, die erfahrungsgemäß über das Konzert hinaus bleiben und Getränke bestellen.
Wählen Sie die Band oder den Sänger passend zu Ihrem Lokal. Wenn möglich, schauen Sie sich vorher mehrere Auftritte in anderen Etablissements an. Beim Booking bestehen Sie auf einem offiziellen Vertrag. Außerdem benötigen Sie einen Bühnenbereich, das nötige technische Zubehör und einen Tontechniker – einige Bands bringen ihren eigenen Techniker mit. Organisieren Sie für die Band einen gemütlichen Backstagebereich.
Nehmen Sie gegebenenfalls Eintritt für den Konzertabend. Und vergessen Sie nicht, das Konzert groß anzukündigen!

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Verwandeln Sie Ihr Lokal in ein Fußballeldorado

Wer während der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft™ mit Public Viewing lockt, darf sich über ein kräftiges Umsatzplus freuen. Alles was Sie brauchen, sind die nötigen Genehmigungen, genügend Bildschirme und/oder Leinwände sowie passende Dekoration wie FIFA WM-Tabellen mit den Spieldaten.
Rücken Sie alle Stühle und Bänke vor die Bildschirme und stellen Sie, wenn nötig, ein paar Tische beiseite, um mehr Sitzplätze zu schaffen. Ernennen Sie einen VIP-Bereich, in dem Gäste z. B. exklusiven Tischservice und kostenlose Snacks genießen. Sie können dazu Reservierungen für die besten Plätze annehmen.
Sorgen Sie mit attraktiven Angeboten dafür, dass viele Sammelbestellungen, große Bierkrüge und Eiseimer mit mehreren Flaschen geordert werden – so sparen Sie wertvolle Servicezeit. Besonders wichtig bei großem Andrang!  
Streichen Sie für die Spielabende alle Gerichte, für die Besteck benötigt wird, und beschränken Sie das Angebot auf Burger, Hot Dogs, Nachos und anderes Fingerfood. Besonders für die Außenbereich ist der Einsatz von unempfindlichen Plastikgläsern empfehlenswert. Wenn Sie normale Gläser nutzen, lassen Sie das Team regelmäßig leere Gläser einsammeln und Scherben schnell beseitigen.
Damit sich Ihr Lokal schon vor dem Spiel füllt, veranstalten Sie ein Fußballquiz, ein Kickerturnier oder einen Videospielwettbewerb! Auch nach dem Abpfiff sollen die Gäste bleiben: Attraktiv sind Karaoke mit Fußballsongs, kostenlose Snacks, Livemusik und DJs.
Für Abwechslung während ereignisloser Spiele sorgen gut gelaunte Mitarbeiter, die mit Angeboten wie Schminken in den Teamfarben oder kernigen Grillsessions die Stimmung anheizen.
Die Liveübertragungen in Ihrem Lokal bewerben Sie ganz offensiv mit Plakaten in den Fenstern sowie auf Twitter und Facebook, wo Sie die Startzeiten der FIFA WM-Abende, tolle Angebote und Gutscheine zum Download posten können.
Da einige Spiele bis spät in die Nacht laufen, halten Sie Taxinummern und Informationen zu Nachtbussen und –bahnen für Ihre Gäste bereit.

» Download: Hasseröder FIFA WM-Tabellen mit den Spieldaten
 

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Verkostungen machen Gäste zu Bierkennern

Wie ein Kneipenquiz eignet sich auch eine Bierverkostung ideal, um an ruhigen Abenden für mehr Kundschaft zu sorgen. Wählen Sie dazu fünf oder sechs Biere aus (gern auch mehr, wenn erfahrene Bierkenner unter den Teilnehmern sind) und starten Sie die Verkostung mit einem kleinen Vortrag zur Biergeschichte, zum Brauprozess und zu den verschiedenen Zutaten. Für Abwechslung sorgen kleine Anekdoten, die Sie einstreuen.
Verkosten Sie die Biere der Reihe nach, wobei das kräftigste Bier mit dem höchsten Alkoholgehalt am Ende stehen sollte. Was schmecken Ihre Teilnehmer? Verteilen Sie Verkostungszettel und/oder arbeiten Sie mit einem Aromarad.
Als lockeren Abschluss des Abends veranstalten Sie eine kleine Blindverkostung und loben gegebenenfalls einen kleinen Preis aus.
Bewerben Sie die Bierverkostung im Voraus per E-Mail, mit Postern, auf der Website und in den sozialen Medien!

» Verkostungsanleitung als Download 
» Beschreibung der AB InBev-Biere als Download 
» Biergeschichte als Download 
» Zutateninfos als Download 
» Brauprozess als Download 

» Biersorten als Download 
» Verkostungsnotizen für Pils als Download 
» Verkostungsnotizen für Weissbier als Download 

» Verkostungsnotizen für Brown Ale als Download
 

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Bier schmeckt fabelhaft zu zahlreichen Gerichten

Wussten Sie, dass Bier eine viel breitere Geschmackswelt als Wein eröffnet? Die Aromen reichen von blumig, fruchtig und würzig über süß und karamellig bis hin zu rauchig, kräuterig, brotig und nussig.
Damit qualifiziert sich ein gutes Bier als Kompagnon für alle Gerichte und passt zum Aperitif und zur Vorspeise genauso wie zum Hauptgang und zum Dessert. Auch zu kleinen Snacks und Tapas lassen sich überraschend viele Biere kombinieren.
Erläutern Sie Ihren Gästen, warum welches Bier zu welchem Gericht passt und spielen Sie dabei die gesamte Bandbreite der Kombinationen aus: Gleiche Geschmacksrichtungen lassen sich ebenso gut kombinieren wie gegensätzliche oder sich ergänzende Aromen.

» Erfahren Sie alles zu Food Pairing und downloaden Sie unsere leckeren Rezepte

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Lernen Sie aus jedem Event fürs nächste Mal

Machen Sie es sich zu Gewohnheit, Ihre Events im Anschluss auszuwerten – so nehmen Sie wertvolle Erkenntnisse für die nächste Veranstaltung mit! Was lief gut? Was sollte beim nächsten Mal besser funktionieren?
Bitten Sie auch Ihr Team und ein paar vertraute Kunden um ihre ehrliche Meinung.

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Warum nicht einen gemeinsamen Event veranstalten?

Weniger Kosten und mehr Gäste – das sind die Vorteile eines Gemeinschaftsprojekts, das Sie mit anderen Gastronomen oder anderen Partnern wie nahen Geschäften, Vereinen und Zulieferern starten können.
Organisierte Kneipentouren kommen bei Gästen erfahrungsgemäß besonders gut an. Bestehen Sie in jedem Fall auf einen schriftlichen Vertrag mit Ihren Projektpartnern, um Missverständnisse gar nicht erst aufkommen zu lassen.

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Bieten Sie Ihr Lokal für Feste und Seminare an

Noch mehr Aufmerksamkeit bekommen Sie, wenn Sie Ihr Lokal für verschiedenste Veranstaltungen vermieten. Sie verfügen über einen großen Saal? Wundervoll! Hier können Hochzeiten, Modenschauen, Lesungen oder kleine Ausstellungen stattfinden. Und auch mit kleineren Räumlichkeiten bieten Sie Platz für Seminare, Geschäftstreffen und Produktvorstellungen.
Weisen Sie auf Ihrer Website ausdrücklich auf die Möglichkeit hin, Ihr Lokal teilweise und/oder exklusiv zu mieten! Kundenbewertungen lassen Ihr Angebot noch attraktiver wirken: Bitten Sie darum zufriedene Gäste um ein kurzes Statement, das Sie auf der Website veröffentlichen.

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